「経理代行」と「記帳代行」との違いと業者選びの注意点
経理業務の負担を減らす方法として、外部の専門家へ作業を委託するアウトソーシングサービスが多くの企業から注目されています。
本記事では、記帳代行と経理代行の基本的な内容や違い、依頼できる範囲、費用、導入のメリット・デメリットをわかりやすく紹介します。
自社の課題に合うサービスを選ぶためのポイントも解説しますので、利用を検討する際の参考にしてください。
１.記帳代行とは
(1)記帳とは
「記帳」は、企業の経理業務の中心的な役割であり、取引の詳細を正確に記録し、財務状況を把握するために欠かせないプロセスです。
記帳は、事業の収支や資金状況、経費の把握などに欠かせない情報を扱います。
正確かつ体系的に記帳を行うことで、収益や費用、資産・負債の状態を把握し、資金繰りを管理できます。
これにより、経営者は事業の健全性や課題を把握し、経営戦略の立案などに役立てます。
また、税務申告や監査など法的な重要業務のためのデータを収集するためには、正確かつ適切な記帳を行うことが欠かせません。
事業の規模にかかわらず、記帳業務は必須の業務であり、経営の安定や成長に寄与します。
(2)記帳代行とは
記帳代行とは、企業が自社の会計帳簿の作成を、外部の専門業者に委託するアウトソーシング・サービスのことです。
記帳代行では、レシート、領収書、請求書、通帳データ等を顧客企業から預かり、取引記録の会計ソフトへの入力を代行します。
さらに、会計ソフトに入力した結果から、試算表、元帳、現金出納帳などの会計帳簿を作成します。
記帳代行を利用することで、自社で総勘定元帳や試算表を作成するよりも正確な書類作成が行えるうえ、記帳業務の手間も削減できるためとても便利なサービスです。
領収書・請求書の整理
会計ソフトへのデータ入力
帳簿作成
試算表の作成
(3) 記帳業務に資格は必要か
記帳業務に国家資格は必要ありません。しかし、経験やノウハウが求められます。
記帳業務は経営状況を把握するための重要な業務であるため、もし社内の従業員だけで正確な記帳が難しい場合には、専門家である記帳代行業者に依頼することを検討する必要があります。
２.経理代行とは
経理代行サービスは、「自社の経理担当者の代わりに経理業務を受託する外注サービス」と言えます。経理代行サービスには、上記の「記帳代行サービス」の内容が含まれます。
経理代行が対応する業務の範囲は、日々の仕訳入力や帳簿作成のほか、請求書の発行・管理、給与計算、振込作業、決算書の作成、税務申告などです。
経理代行サービスを導入すれば、経験や実績のあるプロの担当者が専門ノウハウを生かして対応するため、経理の品質向上と業務効率化が期待できます。その結果、経営者や従業員は売上に直結する営業活動など、自社の中心業務へ集中する時間を確保しやすくなります。
(1)経理代行サービスの内容
会社によっては経理実務の範囲はさまざまであります。
経理代行サービスとして提供されている一般的な代行業務を解説していきましょう。
①記帳業務
売上関係の取引先への請求書、仕入業者からの請求書、現金・預金の入金出金記録、経費の支払いなど、日々の営業取引を経理独特の技術で帳簿に記録していきます。これらは、記帳業務といわれています。
記帳業務には複式簿記の知識が必要です。従業員の知識が不十分な場合は、経験者の採用や社内教育が必要となり、採用コスト、教育コスト、人件費が発生します。特に個人事業主や中小企業では、経理人材を確保し、教育に十分な時間を充てることが難しいケースも少なくありません。
総合的に勘案した結果、外部へ処理を委託するほうが効率的、経済的と判断する場合もあるでしょう。
経理代行サービスでは、請求書、領収書、通帳データなどの資料を受け取り、適切な勘定科目と金額を確認したうえで、総勘定元帳や売掛金・買掛金の個別台帳へ記録し、月次試算表まで作成します。
重要な会計情報を外部へ渡すため、守秘義務やセキュリティ、資料の管理体制がしっかりしているかを事前に確認することが必要です。
②売掛金管理、買掛金管理
商品やサービスの提供の際、代金決済を後日に行う「掛け取引」が一般的に行われています。請求書の作成、発送、代金回収後の記録などの実務はどうしても忙しい月末、月初の繁忙期に集中しがちです。
請求書の作成、発送忘れは会社の資金管理に影響が及びます。
商品などの購入品代金の支払いは、一般的に月一回としている会社が一般的と思われます。度重なる支払いの遅延や間違いは購入先との信頼関係にかかわります。またインターネットバンキングを利用した支払いでも手間のかかる業務です。
経理代行サービスでは、請求書発行、掛代金の入金時の売掛金の消込、買掛代金の支払い、買掛金の消込といった煩わしい作業も正確に行うことができます。
②給与計算
事業主、会社役員、従業員に対する役員報酬や給与は毎月発生します。また年数回の賞与が発生する場合もあります。
給与計算では、健康保険、厚生年金保険、労働保険、所得税・住民税の知識が必要となります。
経理代行サービスでは、タイムカードなどの出勤簿の提供を受け、正確な給与計算をすることが可能です。
③年末調整
従業員への給与の支払いでは、源泉徴収義務が生じます。そのため12月には、月々の給与から徴収した所得税の清算を行います。この清算作業を年末調整といい、大事な経理事務の一つです。
経理代行サービスでは、賃金台帳や、従業員が作成した各種申告書(扶養控除等申告書、生命保険料控除申告書、基礎控除等申告書兼配偶者控除等申告書兼所得金額調整控除等申告書)の提供を受け、従業員一人一人の正確な年間所得税額を計算し、月々給与より徴収している所得税との過不足を清算します。
④決算書の作成
会社は年一回、「確定申告書」を作成し税務署へ提出しなければなりません。
この「確定申告書」の作成では、法人税などの税務知識が必要です。申告書の提出期限までに税法の難解な文章を理解しながらの作業はとても労力を要します。
経理代行サービスでは、月次の記帳業務をベースに決算業務を行うことも可能です。決算書の作成、納付税額の計算を含む確定申告書の作成、税務署への提出、実際の納税実務の代行が可能です。
(2)経理代行できない業務
経理代行では、あくまで経理業務を代行します。そのため、財務業務については代行できません。具体的には次のような業務ですが、そもそも外部に委託することに不向きな性質の業務です。
経理代行の対象外となる業務
・融資の申し込みなどの資金調達業務
・予算管理
・投資、M&Aなどの資産運用業務
３.記帳代行と経理代行のサービスの違い
記帳代行と経理代行のサービス内容の違いは、対応しているサービス内容の範囲です。記帳代行サービスは経理代行サービスの一部です。経理代行サービスは、その名の通り経理業務全般を代行してくれるものなので、記帳代行サービスが扱う入力業務などもサービス内容に含まれます。
経理代行は、記帳だけでなく、経理業務全般を代行するサービスです。具体的には、記帳業務の代行（記帳代行の内容を含む）のほかに給与計算・支払業務、請求書の発行・管理、決算、資金繰り管理などです。
記帳代行は「データ記録」が中心ですが、経理代行は会社の経理全般をサポートするため、記帳代行より広範囲な業務をカバーします。
４.実際の利用・導入の仕方
(1)依頼する業務の範囲を決める
記帳代行と経理代行のどちらを選ぶか判断するには、まず自社の業務フローを整理し、担当者ごとの作業内容、発生頻度、所要時間を把握します。そのうえで、以下の点を確認し、どの業務を依頼すれば効率的かを検討しましょう。
(2)費用の検討
例えば、日々発生する入力作業に追われてメイン業務に支障が出ているのであれば、記帳代行サービスを利用することで改善できます。また、月次で発生する請求書の発行や支払い、給与計算などが負担になっているのであれば、経理代行サービスがおすすめです。
経理業務をすべて洗い出して、自社の目的に合わせて代行を依頼する範囲を決めるとよいでしょう。
一方で、経理代行サービスは記帳代行サービスの業務内容を含んだ幅広いパッケージのため、記帳代行のみを依頼するよりは費用がかかります。
サービス内容によって料金が異なるため一概には言えませんが、記帳代行、請求書発行、給与計算などを含んだ平均的なサービスで、月々4～5万円が相場と言われています。
また、税理士法人が提供している経理代行サービスを利用すれば、確定申告やコンサルティングまで依頼できますが、月々の費用は約15～25万円になります。
記帳代行・経理代行ともに、パッケージに含まれない業務を依頼すると、追加費用がかかる場合があります。
(3)サービス内容の確認
問い合わせの際は、無料相談の有無、担当体制、対応可能な作業範囲、資料の受け渡し方法、メールでの連絡方法、情報管理、税理士との連携を確認しましょう。料金だけでなく、相談への対応や説明のわかりやすさも、信頼できる委託先を選ぶうえで重要です。
５.代行サービスを導入する際の注意点
代行サービスの依頼先は、税理士事務所、経理代行会社などさまざまです。依頼先選定では下記のポイントに注意しましょう。
(1)依頼する業務範囲を明確に
経理アウトソーシングサービスの依頼先選定前に、どんな経理業務を依頼したいのか把握しておく必要があります。 代行依頼可能な業務に限りがある場合や、オプションなどの追加料金が発生する場合もあります。 依頼したい業務の内容をリストアップし、優先順位をつけておくことをおすすめします。
(2)業者のタイプ別の特徴をつかむ
税務申告の依頼も検討している場合は、税理士が関与している記帳代行サービスに依頼すると、ワンストップで済むため便利です。しかし、会計事務所の場合、料金が高くなる傾向があります。
一方、経理代行業者の場合、料金は比較的安い場合が多いです。特定の経理作業のみを安く依頼したいフリーランスや中小企業におすすめです。
また、クラウドソーシングサービスでは、必要な時に必要なスキルを持つワーカーに必要な分だけ依頼できるため、コストパフォーマンスに優れています。
ただし、クラウドソーシングサービスでは、個々の委託先によってスキルにばらつきがあるため慎重に検討する必要があります。原則として税務相談や申告書の作成などはできないため、必要に応じて税理士と組み合わせるようにしましょう。
(3)親切な対応や、きめ細かいサービスや指導を提供してくれるかどうか
経理アウトソーシングサービスでは、必要書類やデータの受け渡しなどの最低限のやり取りが発生します。書類やデータの受け渡しに遅延が生じたり、コミュニケーションが取りづらいと代行業務が円滑に進みません。このような事態を防ぐためには、手軽に使えるチャットツールの活用が有効です。チャットツールによるコミュニケーションに対応しているかどうかを事前に確認しておきましょう。
また、提供した書類の不備についても親切丁寧にその必要性などを指導してくれることも重要です。
さらに、継続的に経理代行を利用する中で、ほかの業務にも対応してほしいという状況が生じることがあります。その際、当初の契約内容にしか対応してもらえず、途中で依頼範囲を変更できない場合もあります。
業務量の増減にはどこまで対応してくれるのか、また例外的な業務にも柔軟に対応をしてくれるのか、事前に確認しておくことをおすすめします。
(4)機密情報の取り扱いに要注意
経理代行サービスを依頼する場合は、領収証、請求書、従業員の給与、個人情報などさまざまな情報・データをやり取りします。そのため送付先の間違いや紛失が起こると社内機密情報が流出してしまいます。
これら機密情報の取り扱いには充分に注意が必要ですが、同時に経理代行サービス業者を選定する際にも慎重に、信頼できる業者を選ぶ必要があります。 依頼業務の打ち合わせ時に機密情報の取り扱いを具体的にどのようにしているか充分に確認してください。
(5)有事に備える体制を整える
全ての経理業務をアウトソーシングしてしまうと社内の経理人材の育成ができず、業務ノウハウが蓄積しません。また、経理業務に関するパスワードなどの管理も重要です。もしもの場合に備えて重要事項は社内でも管理するようマニュアルなどを整備するとともに、経理関連データや書類もしっかり保存しておきましょう。
まとめ
以上、記帳代行と経理代行の違い、依頼できる業務、費用、導入時のポイントについて解説しました。経理代行のメリットは、専門的な作業を外部へ委託し、社内の負担やコストを抑えながら、経営や営業に集中できることです。
一方、自社にノウハウが蓄積しにくいことや、情報漏えいなどのリスクはデメリットとなります。会社の状況と必要なサービス内容を整理し、実績、対応範囲、管理体制を比較したうえで、信頼できる依頼先を選びましょう。
