領収書をどう保存する？紙・PDF・スマホ撮影の整理方法と注意点
領収書をどう保存する？紙・PDF・スマホ撮影の整理方法と注意点
「領収書がどこにあるか分からない」
「PDFやスマホで撮影した領収書を、そのまま保存してよいの？」
「経費精算のたびに、領収書の提出方法がバラバラになって困っている」
このような悩みを抱えている経理担当者や経営者は少なくありません。
領収書は、会社が支出したお金の内容や金額を確認するための重要な資料です。領収書をきちんと保存しておくことで、経費の内容を説明しやすくなり、月次決算や年次決算、税務調査への対応もスムーズになります。
一方で、紙の領収書、PDF、メール添付、スマホで撮影した画像などが混在すると、管理が難しくなります。どこに保存したか分からない、誰が提出したか分からない、原本を紛失したなどの問題も起こりやすくなります。
本記事では、紙の領収書、PDFなどの電子領収書、スマホ撮影した領収書それぞれの整理方法と注意点を解説します。
-
領収書を管理する理由
① 領収書は支出の証拠になる
領収書には、支払先、支払日、金額、支払内容などが記載されています。
これらの情報は、経費の内容を確認したり、会計処理を行ったりする際に重要です。
たとえば、次のような確認ができます。
– 誰に支払ったのか。
– いつ支払ったのか。
– いくら支払ったのか。
– 何のための支出か。
– 会社の経費として扱えるかどうか。
② 経費精算のトラブルを防げる
従業員が立て替えた経費を精算する場合、領収書は重要な資料になります。
領収書がないと、次のような問題が起きます。
– 支出内容が確認できない。
– 金額や支払先が分からない。
– 会社経費か私的支出か判断できない。
– 経費精算が遅れる。
– 差し戻しの理由が曖昧になる。
③ 決算や税務調査に対応しやすくなる
領収書を整理して保存しておけば、決算時や税務調査時に、支出の内容を説明しやすくなります。
保存期間は、法人か個人か、青色申告か白色申告か、適用する税制などによって異なります。
法人の場合、帳簿と取引等に関して作成または受領した書類は、原則として事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存します。
個人事業主の場合、所得税法上は書類の種類や所得金額によって保存期間が異なります。
帳簿・決算書類：原則7年間
領収書・小切手控等（現金預金取引等関係書類）：原則7年間（※前々年分の事業所得・不動産所得が300万円以下の場合は5年間）
請求書・納品書等：原則5年間
ただし、消費税の課税事業者（インボイス発行事業者を含む）の場合、仕入税額控除を受けるための領収書や請求書、発行したインボイスの写しなどは、上記にかかわらず一律7年間の保存が必要です。
書類ごとに保存年数を分けると管理が煩雑になるため、実務上はすべての領収書・請求書を7年間保存しておくことをおすすめします。
-
紙の領収書を管理する方法
① 受領時に内容を確認する
紙の領収書を受け取ったら、まず内容を確認します。
– 支払先の名称
– 支払日
– 金額
– 支払内容
– 消費税の区分
– 宛名の有無
宛名がない領収書や、内容が不明な領収書は、そのまま保存せず、必要に応じて支払者に確認します。
② 支払目的を記録する
領収書だけでは、何のための支出か分からないことがあります。
たとえば、次のようなケースです。
– コンビニの領収書で、何を買ったか分からない。
– 飲食店の領収書で、会議なのか接待なのか分からない。
– 交通費の領収書で、誰の移動か分からない。
そのため、領収書を受け取った時点で、次のような情報をメモしておきます。
– 支払者
– 支払目的
– 関連する取引先
– 利用した部署
– 関連する案件名
– 立替か会社支払いか
③ 月別・取引先別に整理する
紙の領収書は、月別または取引先別に整理します。
整理方法の例：
– 月ごとにファイルする。
– 取引先ごとにファイルする。
– 部署ごとにファイルする。
– 経費種別ごとにファイルする。
– 立替精算ごとにファイルする。
どの方法でも構いませんが、社内で統一することが重要です。
④ スキャンして電子保存する場合
紙の領収書をスキャンして電子保存する場合は、電子帳簿保存法のスキャナ保存制度が関係する場合があります。
スキャナ保存では、適切な解像度や色調での読み取り、検索性の確保、タイムスタンプの付与、または訂正削除防止のための事務処理規程などの運用が必要です。
スキャンしたからといって、すぐに紙の原本を破棄してよいわけではありません。スキャナ保存には、解像度、色調、検索性、タイムスタンプまたは訂正削除防止のための運用など、一定の要件があります。
また、スマホで撮影した画像をそのまま保存するだけでは、スキャナ保存の要件を満たすとは限りません。原本を破棄する前に、社内の保存ルールと税務上の要件を確認しましょう。
-
電子領収書を管理する方法
① 電子領収書とは
電子領収書とは、PDF、メール、クラウドサービス、ネットショップの購入履歴、スマホ決済の利用明細など、電子データとして受け取る領収書です。
代表的な例：
– オンラインショップの領収書
– サブスクリプションの請求書
– クラウドサービスの利用明細
– ネットバンキングの手数料明細
– スマホ決済の利用履歴
– メールで受け取るPDF領収書
② 電子データはデータのまま保存する
電子取引で受け取った領収書や請求書などは、電子データのまま保存する必要があります。
たとえば、メールでPDFの領収書を受け取った場合は、そのPDFファイルを保存します。
電子取引データをプリントアウトした書面のみを保存する方法は認められません。
電子データを保存する際は、後から勝手に書き換えたり削除したりできない仕組みを整える必要があります。また、保存したデータは、画面で内容を確認できる状態にしておきます。
改ざん防止の方法としては、タイムスタンプの付与、訂正・削除の履歴が残るシステムでの授受・保存、改ざん防止のための事務処理規程を定めて運用するなどの方法があります。
③ スクリーンショットだけでは足りない場合がある
ウェブサイト上に表示された領収書を、スクリーンショットして保存するだけでは、電子帳簿保存法上の保存要件を満たさない場合があります。
ウェブサイト上に領収書が保存されている場合は、領収書データをダウンロードするか、正しい保存方法を確認しましょう。
PDFに変換したデータやスクリーンショットをした画像データでの保存も、一定の要件を満たせば認められる場合があります。
④ 検索できる状態にする
電子取引データは、原則として「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つの項目で検索できるようにします。
たとえば、ファイル名を「20261016_〇〇商店3300山田.pdf」のように統一する方法があります。
申請者や経費種別、案件名も記録すると、社内で確認しやすくなります。
検索しやすくするためには、次の情報を意識します。
– 支払日
– 支払先
– 金額
– 取引内容
– 申請者
– 経費種別
– 請求書番号
– 関連する案件名
ファイル名や保存先を統一すると、検索しやすくなります。
-
スマホ撮影で保存する場合の注意点
① 全体が写るように撮影する
領収書をスマホで撮影する場合は、次の情報が読めるように撮影します。
– 支払先
– 支払日
– 金額
– 支払内容
– 消費税額
– 領収書番号
– 宛名
折り目や影、反射があると、内容が読みにくくなります。可能な範囲で、平らな場所に置いて撮影します。
② 撮影日と取引日を区別する
スマホで撮影した画像には、撮影日が記録されます。
しかし、撮影日と実際の取引日は異なる場合があります。
たとえば、出張から戻ってから領収書を撮影する場合、撮影日は出張日ではありません。
そのため、ファイル名や経費精算書に、実際の支払日を記録しておくことが重要です。
③ ファイル名を統一する
スマホで撮影した領収書は、ファイル名を統一すると管理しやすくなります。
例：
「支払日_支払先_金額_申請者」
ファイル名に日付や支払先を入れると、後から検索しやすくなります。
④ 紙の原本を破棄する前に確認する
スマホで撮影した領収書を保存する場合、紙の原本を破棄してよいかは、電子帳簿保存法の要件を確認する必要があります。
スキャナ保存には、一定の要件があります。
原本を破棄する前に、次の点を確認します。
– スキャン画像が鮮明か。
– 必要な情報が読めるか。
– 保存場所が決まっているか。
– 検索できる状態か。
– 社内の保存ルールに合っているか。
– 税務上の要件を満たしているか。
-
領収書がない場合の対応
① クレジットカード明細だけでは内容が不明な場合がある
クレジットカード明細には、支払日や金額、支払先は記載されていますが、購入内容までは分からないことがあります。
たとえば、次のような場合です。
– コンビニで何を買ったか分からない。
– ネットショップで何を購入したか分からない。
– 飲食店で誰と会ったか分からない。
– 交通費の利用目的が分からない。
そのため、クレジットカード明細だけではなく、領収書や利用目的のメモを保存することが重要です。
② 利用目的を記録する
領収書がない場合は、次のような情報を記録します。
– 支払日
– 支払先
– 支払金額
– 支払方法
– 利用目的
– 関連する取引先
– 関連する案件
– 支払者
– 承認者
③ 再発行を確認する
領収書を紛失した場合は、支払先に再発行できるか確認します。
再発行が可能な場合は、再発行された領収書を保存します。
再発行ができない場合は、利用明細や支払記録、支払目的のメモなどで、支出の内容を説明できるようにします。
④ 内容不明な支出を放置しない
領収書がない支出を放置すると、経費の内容が分からなくなり、経理処理が遅れます。
内容が不明な場合は、次の対応を行います。
– 支払者に確認する。
– 利用明細を確認する。
– 支払目的を確認する。
– 再発行を依頼する。
– 必要に応じて経営者や専門家に相談する。
-
社内で統一すべきルール
① 提出期限を決める
領収書の提出期限を決めます。
例：
– 月末までの経費は、翌月の締め日までに提出する。
– 出張から戻った後、一定期間内に提出する。
– 高額な支出は、早めに報告する。
– 期限を過ぎた場合は、上長へ報告する。
② 提出方法を統一する
領収書の提出方法を統一します。
– 紙で提出する。
– スマホで撮影してアップロードする。
– 経費精算システムへ登録する。
– メールで専用アドレスへ送る。
– クラウドフォルダへ保存する。
なお、社内の提出方法と税務上の保存方法は別物です。社内でスマホ撮影や経費精算システムへの登録をしている場合でも、電子取引データやスキャナ保存の税務上の要件を満たしているかは、別途確認する必要があります。
③ 保存場所を統一する
領収書の保存場所を統一します。
– 会計ソフト
– クラウドストレージ
– 共有フォルダ
– 経費精算システム
– 紙のファイル
保存場所がバラバラだと、後から探すのが難しくなります。
④ ファイル名を統一する
電子領収書は、ファイル名を統一すると検索しやすくなります。
例：
「支払日_支払先_金額_申請者」
ファイル名に日付や支払先を入れると、後から検索しやすくなります。
⑤ 月次で確認する
毎月、次の項目を確認します。
– 未提出の領収書がないか。
– 内容不明な領収書がないか。
– 領収書と経費精算が一致しているか。
– 保存場所が統一されているか。
– 検索できる状態か。
まとめ
領収書は、会社が支出したお金の内容や金額を確認するための重要な資料です。
紙の領収書、PDFなどの電子領収書、スマホで撮影した領収書など、保存方法は異なりますが、共通して重要なのは、次の点です。
– 支払日、支払先、金額、支払内容を確認する。
– 支払目的を記録する。
– 保存場所とファイル名を統一する。
– 電子データはデータのまま保存する。
– 後から勝手に書き換えたり削除したりできない仕組みを整える。
– 取引年月日、取引金額、取引先で検索できるようにする。
– スマホ撮影の場合は、内容が読めるように撮影する。
– 領収書がない場合は、利用明細や支払目的を記録する。
– 社内で提出期限と保存ルールを統一する。
領収書をきちんと管理することで、経費精算のトラブルを減らし、月次決算や年次決算をスムーズに進められます。
まずは、現在の領収書の保存方法を確認し、紙・電子・スマホ撮影の領収書がどこに保存されているかを一覧にしてみましょう。
そのうえで、提出期限、保存場所、ファイル名、確認方法を社内で統一します。
領収書の管理を整えることで、経費の内容を正確に把握でき、決算や税務調査への対応も安心して行えるようになります。
