記帳代行とは？依頼できる業務や失敗しない依頼先の選び方を解説
目次
記帳代行は、専門人材の少ない個人事業主や中小企業にとっては魅力的なサービスです。
記帳代行サービスを活用すれば、本業を犠牲にせずに経理業務を円滑に進めることができます。
しかし、記帳代行を依頼する際に、事前に検討しないまま依頼先を決めてしまうと、期待した成果が得られないかもしれません。そこで本記事では、記帳代行サービス選びで失敗しない選び方を詳しく解説します。
１.記帳代行とは
記帳代行とは経理業務の一部である記帳業務をアウトソーシングすることです。
(1)記帳業務とは
記帳業務とは、事業を運営するなかで生じるさまざまな取引内容を帳簿に記入することをいいます。日々の売上・仕入れの金額・経費の支払いなど、お金の流れを正確に記帳しておくことです。そして、これらの記録に基づき財務諸表を作成し、税金の計算を行います。
事業経営に必要な決算書や試算表を正確に作成するためには、記帳業務は欠かせない業務なのです。経営判断を下すにあたっては、事業活動の正確な数値が必要ですから、記帳業務は事業運営に欠かせない業務といえます。
記帳業務は、経営判断及び税務申告をするために欠かせないものであるため、企業の形態や規模を問わず必要です。フリーランスや零細企業であっても、省くことのできない重要な業務なのです。
(2)記帳代行とは
記帳代行とは、企業や個人事業主が日々の取引や経費などの会計データを記録する作業（記帳）を、専門家や外部のサービス業者に代行してもらうサービスのことです。記帳代行は、主に中小企業や個人事業主が利用することが多く、会計や簿記の知識が不足している場合や、自社内でその業務を処理するリソースが不足している場合に役立ちます。
(3)記帳代行と税理士の違い
記帳代行は、主に日常の帳簿作成や仕訳記録が中心です。
一方、税理士は税務申告の代理や、税務のアドバイス、経営コンサルティングなど、さらに広範な業務を担います。多くの場合、記帳代行サービスは税理士事務所が提供することもありますが、単独のサービスとして提供する専門業者も存在します。
２.記帳代行の具体的な業務内容
(1)仕訳の記録
日々の取引（売上、仕入れ、経費など）を仕訳して帳簿に記録します。提供された領収書や請求書を元に、正確に経費や収入を記録します。記帳代行業者が会計ソフトに入力します。
(2)帳場作成
仕訳データを基に、総勘定元帳や仕訳帳などの帳簿を作成します。基本的には、記帳代行業者の会計ソフトに入力されたデータをもとに、その会計ソフト上で作成されます。
①主要簿（基本となる帳簿）
仕訳帳
取引を日付順に記録する帳簿で、すべての取引の最初の記録
総勘定元帳
仕訳帳に記録された取引を勘定科目ごとに整理して記録する帳簿
② 補助簿（詳細な取引を記録する帳簿）
現金出納帳
現金の入出金を記録する帳簿
売掛金帳
売掛金を管理する帳簿
買掛金帳
買掛金を管理する帳簿
(3)領収書や請求書の整理
提供された領収書や請求書をバインダーなどに整理保存します。
(4)試算表の作成
月次や四半期ごとに試算表を作成し、企業の財務状況を明確化します。
(5)税務申告の準備（場合による）
税理士と連携して、確定申告や税務申告のための基礎資料を整えます。
３.記帳代行の流れ
(1)送付資料の準備、送付（依頼者側）
記帳代行を利用する際は、まず依頼者側が下記の必要書類を送付する必要があります。
・預金通帳
・売上請求書
・給与明細書
・仕入・外注先からの請求書
・経費の請求書、領収書
(2)資料の受け取り、記帳作業（記帳代行業者側）
記帳代行業者側は、受け取った資料を基に会計システムを利用して記帳作業を行います。不明点は、依頼者に連絡して確認をし、正確に記帳を行ってくれます。
記帳作業が完了後、試算表を作成します。
損益推移表や前期比較表等を用いて分析することで、経営状態を改善するためのアドバイスを行ってくれる場合もあります。
記帳代行業者は記帳作業が終了したら、依頼者側に報告書を返送します。
(3)報告書のチェック・承認
依頼者は送付された書類に誤りが無いか確認して承認を行います。記帳代行のプロに依頼してはいるものの、誤った決算書を作成し、適切に税金が払われなかった場合、依頼者は損害を被ります。そのため、内容をしっかり確認することが重要です。
４.記帳代行を利用するメリット
(1)本業に集中することで業務効率化
記帳業務は細かい作業が多く、時間がかかります。これを代行することで、本業に専念できます。
専門の経理スタッフがいない企業だと、業務終了後に経営者や他業務のスタッフが記帳を行っているケースも少なくありません。
記帳業務をアウトソーシングすることにより、これまで社内で処理していた経理業務の負担を減らすことができます。
本来必要なコア業務にリソースを集中させることができるので、さまざまなメリットが期待できるでしょう。
(2)専門的な知識と正確な記帳が期待できる
会計や税務の知識が必要な業務を専門家に任せることで、ミスを防ぎ、正確な帳簿を維持できます。
記帳代行業者には、経理・記帳に関するエキスパートが揃っています。簿記や会計資格を持っているスタッフが多い業者を選べば、正確な仕訳・入力を行ってくれるでしょう。
経理専任スタッフがいない個人事業主や中小企業の場合、兼任スタッフや経営者が空いた時間に記帳を行うケースも見受けられます。
そのため記帳漏れや入力ミスが発生しやすく、不正確な帳簿ができてしまうことも少なくありません。
記帳代行業者なら、効率的かつ正確な数字を管理してくれます。記帳代行は企業にとっては大きなメリットとなるでしょう。
(3)コスト削減になる場合も
内部に経理担当者を雇うよりも、記帳代行サービスを利用する方が費用を抑えられる場合があります。
記帳代行を業務委託することにより、経理担当者の採用費・給与といった固定費のコスト削減に繋がります。
社員を採用するとなると、福利厚生や社会保険料を負担する義務が発生します。会社によっては重い負担となりますが、記帳代行ならこれらのコストが必要ありません。
また新たな経理スタッフを雇う場合、業務の引き継ぎやノウハウ教育の期間が必要になってきます。
しかし記帳代行ならアウトソーシング先に人材が揃っているので、人材育成の時間をカットできるでしょう。そのため企業は大幅なコスト削減が実現できます。
(4)税務調査や申告への備え
記帳代行サービスを提供する会社や専門家は、税務署からの指摘や監査にも対応しやすい帳簿を作成します。
正確に整備された帳簿は、税務調査に対して強い武器になります。
税理士事務所が提供する記帳代行では、そのまま税務申告の資料として利用できることも多いです。
５.記帳代行のデメリット
(1)費用がかかる
記帳代行には一定の費用が発生します。取引量や業務範囲によって料金は異なりますが、小規模事業者にとっては負担に感じる場合もあります。経理専任スタッフがいない個人事業主や中小企業で、兼任スタッフや経営者が空いた時間に記帳を行っていた場合には、記帳代行の費用がコストとして発生します。
特に、長期間利用する場合や高度な分析業務を依頼する場合、コストが増加する可能性があります。
(2)自社内での財務状況の把握が遅れるリスク
記帳代行業者に業務を任せきりにすると、経営者や担当者が自社の財務状況を把握する機会が減る可能性があります。
日々の取引内容に対する意識が薄くなることがデメリットです。
(3)データのやり取りに手間がかかる場合がある
領収書や請求書、通帳のデータを記帳代行業者に送る必要があり、準備に手間がかかることがあります。
最近はクラウドツールを使った効率的な共有も進んでいますが、アナログな方法では時間がかかることもあります。
(4)情報漏洩のリスク
業者に経理データを共有するため、機密情報の漏洩リスクがあります。
信頼できる業者を選ばないと、不正利用や情報漏洩の可能性が懸念されます。
(5)業務の範囲が制限される場合がある
記帳代行は基本的に帳簿の作成や記録が中心です。経営分析やコンサルティング、税務申告などは別途依頼が必要になる場合があります。
業者によってサービスの範囲が異なるため、自社のニーズに合った業者を選定する必要があります。
(6)対応のスピード感に差がある
記帳代行業者の処理スピードやレスポンスが遅い場合、必要な帳簿データがすぐに手に入らないことがあります。
緊急時や突然の税務対応に不便を感じることもあるかもしれません。
(7)自社の経理担当者が育たない
自社で記帳業務を行わないため、記帳に習熟した社員が育たない恐れがあります。
６.記帳代行の依頼先
記帳代行の依頼先の主なものは、下記のとおりです。なお、下記の他に、行政書士なども記帳代行を行っていることがあります。
(1)記帳代行会社
記帳代行会社は記帳代行業を専門にサービスを提供しています。大規模に事業を展開している会社ではサービスの単価が安いことも多いです。ただし、スタッフの多くは税理士免許を持っていないため、税務に関する相談はできません。
(2)会計事務所
企業によっては会計事務所と顧問契約を締結している場合も多いですが、記帳代行をサービスの一環として行っている会計事務所も増えています。税務のプロフェッショナルなので、記帳代行のほかにも節税対策の相談も可能です。ただし、クラウド会計などに対応していないケースもあり、その場合は領収書や請求書を郵送するなどの手間がかかる可能性があります。
(3)クラウドソーシングサービス
インターネット上のクラウドソーシングサービスでも経理代行をしている個人や企業が探せます。
経理の実務経験者や税理士試験科目合格者など専門知識を持つフリーランスが登録しており、必要な時に必要なスキルを持つワーカーに依頼できます。
ただし、クラウドソーシングサービスでは、個々の委託先によってスキルにばらつきがあるため慎重に検討しましょう。
７.記帳代行の選び方
(1)依頼可能な業務の範囲を確認する
記帳代行サービスの利用を考えている場合、自社の経理業務において依頼したい業務範囲をはっきりさせる必要があります。
一口に記帳代行といっても、会計ソフトへの入力だけでなく、試算表や資金繰り表の作成などを付随的に依頼したいケースも考えられます。依頼先の業者がこの依頼したい業務範囲をカバーしていない場合、想定していた時間節約効果が少なくなってしまいます。
したがって、サービスを選ぶ際は、依頼したい業務を担ってもらえるかを必ず確認しましょう。オプションなどの追加料金が発生する場合もあります。
(2)信頼できる企業・導入実績があるか
経営に関わる重要な情報を渡すことになるため、信頼性のある業者を選ぶことが必須です。会計業務には重要な情報が含まれ、ミスや期日遅れが発生すると、逆に業務負担や精神的ストレスが増加する可能性があります。業者の信頼性を評価するために、これまでの実績や営業年数を確認し、十分な経験があることを確認することが重要です。
実績を見るには、導入事例、導入社数の多さなどを判断材料にします。 さらに、口コミ・評判を調べておきましょう。 初回相談の際に実例を確認しておくことも重要です。
(3)サポート体制・コミュニケーションの取りやすさはどうか
経理代行サービスのサポート体制と、コミュニケーションの取りやすさも重要なチェックポイントです。
経理代行サービスでは、必要書類やデータの受け渡しなどの最低限のやり取りが発生します。書類やデータの受け渡しに遅延が生じたり、コミュニケーションが取りづらいと代行業務が円滑に進みません。このような事態を防ぐためには、手軽に使えるチャットツールの活用が有効です。チャットツールによるコミュニケーションに対応しているかどうかを事前に確認しておきましょう。
また、提供した書類の不備についても親切丁寧にその必要性などを指導してくれることも重要です。
さらに、継続的に経理代行を利用していく中で、他の業務にも対応してほしいという状況も出てきます。そのようなときに最初に契約した内容でした対応してくれず、途中の変更をしてくれないこともあります。
業務量の増減にはどこまで対応してくれるのか、また例外的な業務にも柔軟に対応をしてくれるのか、事前に確認しておくことをお勧めします。
８.記帳代行を選ぶ際のポイント
(1)費用とサービス内容のバランス
料金体系の確認はもちろん、提供されるサービスの内容や提供範囲を確認しましょう。
(2)セキュリティ対策
記帳代行サービスを利用する際は、自社の経理に関する情報や従業員の個人情報を、代行業者と共有することになります。そのため、セキュリティ対策が徹底されていない代行会社に依頼してしまうと、情報漏洩に繋がるリスクが高まります。
契約する前に、セキュリティポリシーの詳細を確認するとともに、プライバシーマーク（Pマーク）やISOなどの認証の有無についても確認しておく必要があります。
(3)ツールやシステムの活用状況
クラウド会計ソフトや効率的なデータ共有システムを活用している業者を選ぶと、手間が軽減されます。
(4)優先したいポイントを明確にする
記帳代行を利用する際には、業務委託する上で一番優先したいポイントを明確にしておく必要があります。
たとえば入力の正確性を優先する会社もあれば、情報漏洩に対する安全性の高さを最優先と考える企業もあるでしょう。
コスト削減を第一に考え、料金の安さにこだわる企業もあります。記帳以外の業務にも対応してくれる業者を探している企業もあるでしょう。
起業代行に求める内容は、会社によって様々です。すべてを満たす業者を発見するのは簡単ではありません。
優先順位をしっかり決めて、優先事項を順番に探していくと、効率的に業者の発見できるでしょう。
(5)税理士との連携
税務申告の依頼も検討している場合は、税理士が関与している記帳代行サービスに依頼すると、ワンストップで済むため便利です。
９.まとめ
記帳代行は、会計や経理業務を効率化し、事業に専念できるようになる便利なサービスです。一方で、費用や業者選定の重要性を理解した上で、自社のニーズに最適な形で活用することが大切です。メリットとデメリットを十分に検討し、信頼できるパートナーを選ぶことで、より良い経営のサポートが得られるでしょう。
記帳代行が適しているのは、次のような場合です。
(1)社内スタッフに会計の知識がなく、自社での記帳が難しい場合
(2)新たに経理担当者を雇う余裕がない場合
(3)短期間で正確な帳簿を作成したい場合
(4)税務調査への備えとして、帳簿を整えておきたい場合
