待ったなしの中小企業の経理デジタル化　まずやるべきこと

（１）人手不足・人材不足への対応

経理部門はいわゆる「バックオフィス部門」「間接部門」に該当し、直接的に利益を創出する部門ではありません。

そのため、現在の深刻な人手不足の状況の中で、直接的に利益を生み出すことができる「フロントオフィス部門」「直接部門」と比べ、経理部門に十分な人員が確保されていない企業も多く、小規模な企業では経理業務とそれ以外の業務を1人の担当者が兼任しているケースもあります。

専門的な知識や十分な経験を持つ人材の確保が難しい場合、業務のノウハウが特定の従業員に集中しやすくなります。その担当者しか処理内容を把握していない状態（ブラックボックス化）は、引き継ぎや業務継続のリスクにもつながります。

そのような状況で増大する経理業務を滞りなく進めていくには、デジタル技術を活用して生産性を高める必要があると言えます。

IT・デジタル技術によって定型業務の自動化や効率化を進めれば、作業時間の削減が期待できます。そこで生まれた時間を、資金繰りの分析や経営資料の整備など、より重要な業務に充てられるようになります。 

（１）業務効率化

デジタル化により、手作業による処理を自動化することができるため、定型業務の効率化が図れます。また、業務プロセスの改善や業務フローの最適化により、作業時間を短縮できます。

クラウド会計システムなどを利用すれば、データの自動取得や仕訳候補の提示、エラーチェック、報告書の作成支援などが可能になります。自動処理の結果を適切に確認する運用と組み合わせることで、煩雑な作業を減らし、分析などの業務に集中しやすくなります。 

（２）属人化の防止

会計システムの活用に加えて、処理手順や判断基準を標準化すれば、専門性の高い経理業務も引き継ぎやすくなります。進捗や処理履歴を共有できる仕組みを整えることで、業務のブラックボックス化を防ぎ、担当者の不在や離職による混乱を抑えられます。 

（３）コスト削減

DXに伴うペーパーレス化により、印刷や郵送に伴うコストや資料の保管スペースなどを節減できます。また、定型業務の自動化・効率化により、経理業務に必要な人員や時間を減らし、人的コスト、作業コスト、保管コストなどの削減ができます。システムの利用料を含めた総コストで比較し、削減効果を評価することが大切です。 

（４）業務負担の軽減に伴う労働環境の改善・離職率の低下

デジタル技術の活用により非効率な作業をなくせば、長時間労働を是正することができます。
また、紙ベースのアナログ業務をデジタル化することで、帳票の作成や文書管理、郵送準備といった作業を電子データで完結することが可能になり、労働環境の改善や離職率の低減も期待できます。また、テレワークなどの柔軟な働き方に対応することが可能になるでしょう。

こうしたメリットはいずれも最終的に企業の競争力向上へつながります。

（５）セキュリティ・ガバナンスの強化

経理DXを推進しデジタル技術を活用することで、人手による作業よりも正確かつ高速な処理が可能になり、人的ミスのリスクを抑えることができます。
また、紙ベースで扱っていた各種情報をデータとして扱うことで、システムで操作履歴を記録したり、機密情報に閲覧権限を設定したりすることができます。
そのため、紙ベースのアナログな業務よりも、情報管理と内部統制の強化を図れます。

ただし、デジタル化だけで安全性が保証されるわけではないため、権限管理やバックアップなどの運用もしっかり整える必要があります。

（６）経営状況のリアルタイムな可視化

経理DXの推進により、システムが導入されれば、企業の経営状況をリアルタイムで把握できるようになります。

具体的には、債務状況、 債権状況、決算報告書、 財務諸表などの情報がリアルタイムで可視化できます。債権・債務の残高や入出金の状況、決算に向けた集計データなどを、一元的に確認できるようになります。情報の鮮度は、システム連携や入力・確認の頻度によって変わります。 

例えば、ダッシュボード機能を持つ経理システムを導入することで、売上や利益の推移、キャッシュフローの状況などを一目で確認できます。

さらに次の段階では、蓄積したデータの品質を整えたうえで、AIを活用した予測分析へと段階的に発展させることも考えられます。 

このように、経理DXは経営の可視化と迅速な意思決定を支援し、企業の持続的成長を促進する役割を果たすのです。

経理DXのデメリット

（１）導入コストがかかる

経理DXを推進する際、システムやツールの導入・整備にコスト負担が発生します。

システムやツールの導入・整備には、ソフトウエアのライセンス料、ハードウェアの購入費用、システム構築やカスタマイズの費用、従業員のトレーニング費用などが発生します。

また、継続的なメンテナンス費用も考慮する必要があります。

しかし、経理のDXが成功すれば、一方、定型業務を減らせれば、残業に伴う人件費の抑制や、スタッフを重要業務へ配置する余地が生まれます。DXにより一時的コストが増えても、トータル的に見ればコスト削減を見込めるのではないでしょうか。

ただし、DX導入の効果は業務量や運用方法によって異なるため、採用が不要になる、必ず大幅にコストが下がるとは限りません。 

経理DXの導入を検討する際は、長期的な視点で費用対効果を評価することが重要です。導入によって得られる効率化や生産性向上のメリットが、コストを上回るかを十分に検討しましょう。

（２）従業員の再教育が必要になる

経理DXを成功させるためには、新たなシステムやツールを使いこなすための知識が必要不可欠です。従来の業務スキルでは対応できなくなる場合があるため、再教育が求められる可能性が高いと思われます。

（３）業務フローの見直しと移行に膨大な作業が発生する

DXの導入に合わせて、既存の業務フローや承認ルールを見直す必要があります。既存システムからの移行やデジタル化に向け、情報の確認など膨大な作業が発生します。

データの移行、残高の照合、取引先情報の確認などの作業が発生するため、通常業務と並行して進められる日程と担当を決めておきましょう。 

経理DXでまずやるべきこと

（１）スタッフを採用するより業務フローの見直しを

業務改善の成果を出すには、現状を正しく把握し、問題点の洗い出しが必要です。現場で作業を担当している従業員からヒアリングした内容をもとに問題を深く掘り下げ、原因を突き詰めておくのもポイントです。各業務の必要性を見直し、省ける工程を漏れなくピックアップしておくことが大事です。

（２）社内や取引先の理解を得て全社的に進める

経理DXに取り組む際は、全社的な理解を得ることが大切です。また、取引先の理解も必要です。これまでの慣れたやり方を変え、新たなシステムを構築するため、他部署や取引先の協力は不可欠です。DXを進める目的やメリットなどを、丁寧に説明するようにしましょう。

（３）導入するシステムの選定

システムを選ぶ際は、自社の課題に合った機能、既存の会計ソフトとの連携、操作のしやすさ、サポート体制を比較しましょう。サービスの紹介資料や見積書を取り寄せ、初期費用だけでなく、月額料金や追加機能の費用も確認します。

無料の相談や試用が用意されている場合は、対象範囲や条件を確かめて活用すると、導入後の運用をイメージしやすくなります。顧問税理士など外部の専門家にも相談しましょう。 

（４）アウトソーシングも検討しましょう

中小企業では、自社のスタッフだけで経理DXを進めることが難しいケースもあります。その場合は、デジタル技術の活用に強い経理アウトソーシング事業者へ、業務の一部を委託する方法も検討できます。例えば、記帳代行や請求書の発行、経費精算などについて、依頼できる内容と範囲を確認しましょう。経理のプロのノウハウを活用しながら、社内の担当者が進捗と成果物を確認する体制を整えることが大切です。 

委託先を選定するポイントは、同業種・同規模の企業への支援実績、担当スタッフの経験、情報管理の仕組み、対応可能な時間帯です。信頼できる事業者かを見極めるため、問い合わせの際には、追加料金が発生する条件やトラブル時の連絡方法も確認しましょう。営業窓口の説明だけでなく、契約書に業務分担や納期、責任の範囲が明記されているかを確かめることが重要です。組織内に必要な知識が残るよう、手順や判断基準の共有も取り決めておきましょう。 

（５）段階的に導入する

また、DX化にITツールの導入は欠かせません。そのため、ITリテラシーが低い従業員が取り残されないための配慮も必要です。拙速を避け、一度にすべての業務へ導入するのではなく、対象を絞って段階的に利用しましょう。

また、誰もが問題なく業務を遂行できるよう、作業内容の可視化やマニュアルを作成し、スムーズに共有できるようにしておきましょう。

操作に不慣れな従業員にも配慮し、作業内容や手順を可視化したマニュアルを作成します。試行段階で課題を確認し、改善しながら適用範囲を広げることが、円滑な移行につながります。 

（６）社員教育

経理担当のITリテラシーが低いと、デジタルツールを導入しても使いこなせない可能性があります。

経理部門に複数人が在籍している企業の場合、すぐに順応して使えるスタッフもいれば、PCに苦手意識があって時間がかかるスタッフもいるでしょう。

デジタル化した場合のメリットを理解させ、根気よく教育していくことが大切です。

デジタル化の目的とメリットを共有し、理解度に合わせた研修や実践の機会を設けることが大切です。導入後も質問できる窓口を明確にし、継続的に学べる環境を整えましょう。 

経理DXの効果的な進め方

経理業務のDXを実現するには、以下のように戦略的かつ段階的に進めていくことが重要です。