記帳代行とは？依頼できる業務や依頼先の選び方を解説
記帳業務は、企業の経理業務の中心的な役割であり、取引の詳細を正確に記録し、財務状況を把握するために欠かせないプロセスです。しかし、特に中小企業においては、この記帳業務が大きな負担となっている場合も少なくありません。
記帳代行は、こうした課題を解決する方法の一つです。記帳業務を外部に委託することで、企業は本業に専念できるようになります。本記事では、記帳代行の内容と記帳を外部に依頼する際の注意点、選ぶときのポイントなどについてわかりやすく解説します。
１.記帳代行とは
記帳代行とは経理業務の一部である記帳をアウトソーシングすることです。
記帳業務とは、事業を運営するなかで生じるさまざまな取引内容を帳簿に記入することをいいます。日々の売上・仕入れの金額・経費の支払いなど、お金の流れを正確に記載しておくことです。事業経営に必要な決算書や試算表を正確に作成するためには、記帳業務は欠かせない業務なのです。経営判断を下すにあたっては、事業活動の正確な数値が必要ですから、記帳業務は事業運営に欠かせない業務といえます。
２.記帳代行の具体的な業務内容
(1)仕訳の記録
日々の取引（売上、仕入れ、経費など）を仕訳して帳簿に記録します。提供された領収書や請求書を元に、正確に経費や収入を記録します。記帳代行業者が会計ソフトに入力します。
(2)帳場作成
仕訳データを基に、総勘定元帳や仕訳帳などの帳簿を作成します。基本的には、記帳代行業者の会計ソフトに入力されたデータをもとに、その会計ソフト上で作成されます。
①主要簿（基本となる帳簿）
仕訳帳
取引を日付順に記録する帳簿で、すべての取引の最初の記録
総勘定元帳
仕訳帳に記録された取引を勘定科目ごとに整理して記録する帳簿
② 補助簿（詳細な取引を記録する帳簿）
現金出納帳
現金の入出金を記録する帳簿
売掛金帳
売掛金を管理する帳簿
買掛金帳
買掛金を管理する帳簿
(3)領収書や請求書の整理
提供された領収書や請求書をバインダーなどに整理保存します。
(4)試算表の作成
月次や四半期ごとに試算表を作成し、企業の財務状況を明確化します。
(5)税務申告の準備（場合による）
税理士と連携して、確定申告や税務申告のための基礎資料を整えます。
３.記帳代行の依頼先
記帳代行の依頼先の主なものは、下記のとおりです。なお、下記の他に、行政書士なども記帳代行を行っていることがあります。
(1)記帳代行会社
記帳代行会社は記帳代行業を専門にサービスを提供しています。大規模に事業を展開している会社ではサービスの単価が安いことも多いです。ただし、スタッフの多くは税理士免許を持っていないため、税務に関する相談はできません。
(2)会計事務所
企業によっては会計事務所と顧問契約を締結している場合も多いですが、記帳代行をサービスの一環として行っている会計事務所も増えています。税務のプロフェッショナルなので、記帳代行のほかにも節税対策の相談も可能です。ただし、クラウド会計などに対応していないケースもあり、その場合は領収書や請求書を郵送するなどの手間がかかる可能性があります。
(3)クラウドソーシングサービス
インターネット上のクラウドソーシングサービスでも経理代行をしている個人や企業が探せます。
経理の実務経験者や税理士試験科目合格者など専門知識を持つフリーランスが登録しており、必要な時に必要なスキルを持つワーカーに依頼できます。
ただし、クラウドソーシングサービスでは、個々の委託先によってスキルにばらつきがあるため慎重に検討しましょう。
４.記帳代行の流れ
(1)送付資料の準備、送付（依頼者側）
記帳代行を利用する際は、まず依頼者側が下記の必要書類を送付する必要があります。
・ 預金通帳
・ 売上請求書
・ 給与明細書
・ 仕入・外注先からの請求書
・ 経費の請求書、領収書
・クレジットカード明細
(2)資料の受け取り、記帳作業（記帳代行業者側）
記帳代行業者側は、受け取った資料を基に会計システムを利用して記帳作業を行います。不明点は、依頼者に連絡して確認をし、正確に記帳を行ってくれます。
記帳作業が完了後、試算表を作成します。
損益推移表や前期比較表等を用いて分析することで、経営状態を改善するためのアドバイスを行ってくれる場合もあります。
記帳代行業者は記帳作業が終了したら、依頼者側に報告書を返送します。
(3)報告書のチェック・承認
依頼者は送付された書類に誤りが無いか確認して承認を行います。記帳代行のプロに依頼してはいるものの、誤った決算書を作成し、適切に税金が払われなかった場合、依頼者は損害を被ります。そのため、内容をしっかり確認することが重要です。
５.記帳代行サービスに依頼する際の注意点
記帳代行で期待した効果を出すためには、業者選びや依頼の方法など、いくつかの点に注意することが重要です。
(1)依頼したい業務に対応しているか
記帳代行サービスの対応業務や範囲は、委託先によって異なります。まずは自社で依頼したい業務内容をすべて洗い出し、依頼する範囲を明確に決めておきましょう。
(2)実績・信頼度
経理代行会社の実績や評判の良さは重要です。導入事例などを見ておきましょう。導入社数の多さなども判断材料になります。
さらに、口コミ・評判を調べておきましょう。
初回相談の際に実績を確認しておくことも重要です。
(3)サポート体制は充実しているか
経理業務には、トラブルが発生することがあります。このようなときに、迅速に対応してくれるサービス体制が整っているか確認しておくことも重要です。また、業務量が変動した場合にも柔軟に対応できるかという点も確認しておきましょう
(4)セキュリティ対策
記帳代行サービスを利用する際は、自社の経理に関する情報や従業員の個人情報を、代行業者と共有することになります。そのため、セキュリティ対策が徹底されていない代行会社に依頼してしまうと、情報漏洩に繋がるリスクが高まります。
契約する前に、セキュリティポリシーの詳細を確認するとともに、プライバシーマーク（Pマーク）やISOなどの認証の有無についても確認しておく必要があります。
６.まとめ
平成26年の税法改正で、すべての事業者について記帳義務が課されることになりました。以前は、白色申告者は記帳業務が免除されていましたが、平成26年以降は白色申告者も義務化されました。
すべての事業者に記帳業務を義務化されたことで、事業の規模に関わらず、記帳業務の重要性が高まり、記帳代行への需要が拡大しています。
