経理担当者が知っておきたい月次決算の進め方

「年に一度の決算は分かるけれど、月次決算は何をすればよいの？」

「毎月、数字を締めているものの、どこまで確認すればよいか分からない」

「月次試算表を作成しているけれど、経営判断に活用できていない」

このような悩みを抱えている経理担当者や経営者は少なくありません。

月次決算とは、毎月の売上や経費、現金・預金、売掛金、買掛金などを確認し、その月の業績と財政状態を把握するための社内向けの決算です。年次決算のように税務申告を目的とするものではありませんが、会社の現在地を知るために重要な業務です。

毎月の数字を確認できるようになると、売上の変化、利益率の低下、経費の増加、入金の遅れなどに早く気づけます。一方で、月次決算には資料の回収や仕訳入力、残高確認などの作業が必要で、仕組みがない会社では担当者の負担が大きくなります。

本記事では、月次決算の基本から、具体的な進め方、メリット・デメリット、月次試算表の見方、作業を早くする方法までを解説します。

1.月次決算とは何か

① 月次決算の基本

月次決算とは、1か月ごとに会社の営業成績や財政状態を確認するために行う決算です。

具体的には、次のような処理を行います。

・当月の売上を集計する。
・仕入や外注費を計上する。
・従業員の給与や社会保険料を確認する。
・現金や預金の残高を確認する。
・売掛金や買掛金を確認する。
・未払費用や前払費用を整理する。
・在庫金額を確認する。
・減価償却費などを計上する。
・月次試算表を作成する。
・前月や予算と比較する。

月次決算は、会社の規模にかかわらず導入できます。小規模事業者であれば、すべての処理を年次決算と同じ精度で行う必要はありません。自社の経営判断に必要な情報を、毎月同じ基準で確認することが重要です。

② 年次決算との違い

年次決算は、事業年度の終了時点で会社の業績や財政状態を確定し、税務申告や決算書作成につなげるために行います。

一方、月次決算は、毎月の経営状況を把握するための社内管理が主な目的です。月次決算は、年次決算を毎月そのまま繰り返すものではありません。経営判断に必要な範囲で、継続的に数字を確認する仕組みです。

③ 月次決算をしないとどうなるか

月次決算を行わない場合、会社の状況を把握できるのが年次決算の時期だけになりやすくなります。

・赤字に気づくのが遅れる。
・売上減少の原因を特定できない。
・経費の増加を見逃す。
・入金遅れや未回収債権に気づかない。
・資金繰りの見通しが立ちにくい。
・年度末に処理が集中する。
・決算対策を計画的に行えない。

月次決算を行うと、問題が大きくなる前に対策を考えやすくなります。

2.月次決算のメリット・デメリット

① メリット

月次決算の主なメリットは、会社の状況を早く把握できることです。

毎月の売上と経費を確認すれば、現時点で利益が出ているのか、赤字なのかを把握できます。売上が増えていても、外注費や人件費が増えて利益が減っていることがあります。反対に、売上が横ばいでも経費を見直すことで利益が改善している場合もあります。

また、次のような問題も早期発見できます。

・売上が急に減少している。
・粗利率が低下している。
・広告費が予算を超えている。
・売掛金の回収が遅れている。
・在庫が増えている。
・借入金の返済負担が大きい。

毎月少しずつ処理を進めておけば、年次決算で大量の資料をまとめて確認する必要もありません。請求書や領収書、通帳、売掛金、買掛金などを毎月確認することで、決算期末の作業を分散できます。

月次決算では、利益だけでなく現金・預金の残高、売掛金、借入金、未払金なども確認します。そのため、「利益は出ているのに現金が少ない」「売上はあるのに入金されていない」といった状況にも気づきやすくなります。

② デメリット

月次決算には、次のような負担もあります。

・毎月の資料回収や仕訳入力が必要になる。
・経理担当者の作業時間が増える。
・各部門が締切日を守る必要がある。
・概算計上や修正処理が必要になる。
・仕組み作りに初期負担がかかる。

月次決算は、年次決算と同じ精度を求めすぎると完成が遅くなります。経営判断に必要な精度と作業スピードのバランスを取ることが大切です。

3.月次決算の基本的な進め方

① 締め日を決める

最初に、月次決算の締め日と確定日を決めます。

・月末：当月の取引を締める。
・翌月数日：請求書や領収書を回収する。
・翌月前半：仕訳入力と残高確認を行う。
・翌月中旬：試算表を確定する。
・その後：経営者へ報告する。

中小企業では、翌月の早い段階で数字を確認できる仕組みを目指すとよいでしょう。月次決算を翌月の一定期間内に終えることが理想とされています。

重要なのは、無理な日程を設定することではありません。会社の業務量に合った締め日を決め、毎月同じ手順で運用することです。

② 証憑を集める

月次決算では、当月分の証憑を集めます。

・請求書
・領収書
・納品書
・通帳明細
・クレジットカード明細
・経費精算書
・給与資料
・売上管理表
・仕入管理表
・借入金の返済予定表

資料がそろっていないと、正しい月次決算はできません。紙の回収箱、共有フォルダ、クラウド会計、専用メールアドレスなど、提出方法を統一します。

③ 仕訳を入力する

証憑をもとに、当月分の仕訳を入力します。

・取引日が正しいか。
・勘定科目が適切か。
・金額が請求書と一致しているか。
・消費税区分が適切か。
・売掛金や買掛金の相手先が合っているか。

入力作業を後回しにすると、月末に作業が集中します。日々入力する取引と、月末にまとめて確認する取引を分けておくと効率化できます。

④ 現金・預金を確認する

現金と預金は、帳簿残高と実際残高を照合します。現金は金庫やレジの実際残高を確認し、預金は通帳やインターネットバンキングの残高と会計ソフトを照合します。

差異がある場合は、未入力の入出金、入力金額の誤り、振込手数料、個人立替、口座間振替などを確認します。残高確認は、毎月の最初の確認項目として行うとよいでしょう。

⑤ 売掛金・買掛金を確認する

売掛金は、商品やサービスを提供したものの、まだ入金されていない金額です。買掛金は、仕入や外注などの代金を後日支払う債務です。

・請求書を発行した売上が売掛金に反映されているか。
・入金済みの売掛金が消し込まれているか。
・支払期日を過ぎた売掛金がないか。
・仕入先からの請求書が買掛金に反映されているか。
・支払済みの買掛金が消し込まれているか。

売掛金と買掛金を確認すると、資金繰りの見通しも立てやすくなります。

4.決算整理を行う

① 未払費用と前払費用

当月分の費用で、まだ請求書が届いていないものは、未払費用として計上することがあります。

未払費用の例：

・水道光熱費
・通信費
・外注費
・顧問料
・社会保険料

反対に、将来の期間に対応する費用を先に支払っている場合は、前払費用として整理します。

前払費用の例：

・年間保険料
・複数月分の家賃
・システム利用料
・保守契約料

処理方法は契約内容や会計方針を確認します。

② 在庫を確認する

商品を販売する会社や材料を使う会社では、在庫の確認が必要です。在庫が正しく把握されていないと、売上原価や利益が変わります。

・実際の在庫数量
・在庫単価
・入庫・出庫の記録
・破損や陳腐化した在庫
・長期間動いていない在庫
・帳簿上の在庫との差異

毎月の実地棚卸しが難しい場合でも、重要な在庫や大きな変動があった品目は確認します。

③ 減価償却費と年間費用

固定資産を保有している場合は、毎月の減価償却費を計上すると、月ごとの利益を比較しやすくなります。

賞与、保険料、固定資産税など、年間で発生する費用を月次で把握したい場合は、月割りで概算計上することもあります。実額が確定した時点で差額を調整します。

5.月次試算表の見方

① 損益計算書を見る

損益計算書では、売上高、売上原価、売上総利益、販売費及び一般管理費、営業利益、営業外損益などを確認します。

売上高だけでなく、粗利率や営業利益も重要です。売上が増えていても、仕入や外注費がそれ以上に増えていれば利益は減少します。

② 貸借対照表を見る

貸借対照表では、現金・預金、売掛金、棚卸資産、固定資産、買掛金、未払金、借入金、純資産などを確認します。

売上や利益だけでなく、売掛金や在庫、借入金の増減も確認することが大切です。

③ 前月・前年・予算と比較する

前月比では直近の変化、前年同月比では季節変動を踏まえた変化、予算比では計画との差異を確認できます。一つの比較だけで判断せず、複数の視点で確認します。

④ 変化の理由を確認する

売上が減った場合は、受注件数、単価、季節性、案件のずれ、取引先の変化などを確認します。経費が増えた場合も、入力ミスなのか実際の支出増加なのかを確認します。

6.月次決算を早く正確にする方法

① 締切日と担当者を決める

請求書、経費精算、売上報告、勤怠資料などの提出期限を社内で共有します。勘定科目ごとに担当者を決めると、提出漏れや確認漏れを減らせます。

② 仕訳ルールを統一する

広告宣伝費と販売促進費、会議費と交際費、修繕費と資本的支出など、判断に迷う取引のルールを決めます。担当者によって処理が変わると、月次比較が難しくなります。

③ 会計ソフトを活用する

銀行口座やクレジットカードを会計ソフトと連携すると、入力作業や転記ミスを減らせます。ただし、自動仕訳が必ず正しいとは限らないため、最終確認は必要です。

④ 仮勘定を放置しない

仮払金、仮受金、立替金などを長期間残すと、実際の内容が分からなくなります。月次決算で内容を確認し、本来の勘定科目へ振り替えます。

⑤ 完璧さとスピードのバランスを取る

月次決算は、年次決算と同じ精度を求めすぎると完成が遅くなります。概算計上を使う場合は、後から実額と照合して修正する仕組みを作ります。

7.月次決算後の経営報告

① 報告する内容

月次試算表を経営者に渡すだけでなく、重要な変化を説明します。

・売上高
・粗利率
・営業利益
・現金・預金残高
・売掛金残高
・借入金残高
・予算との差異
・前年同月との差異
・今後の資金繰り
・注意すべき取引

② 原因と対応策を伝える

「売上が減りました」だけでなく、「受注件数が減ったため営業活動を見直す」「粗利率が下がったため仕入条件を確認する」など、原因と対応策を伝えます。

③ 予実管理とKPIに活用する

売上予算、経費予算、利益予算と実績を比較し、差異があれば計画を修正します。受注件数、成約率、客単価、リピート率などの業務指標と組み合わせると、数字の変化の理由を分析しやすくなります。

8.チェックリスト

① 月次決算チェックリスト

・当月分の売上を計上したか。
・請求書の発行漏れがないか。
・仕入や外注費を計上したか。
・現金と預金を照合したか。
・売掛金の入金状況を確認したか。
・買掛金の支払状況を確認したか。
・未払費用と前払費用を整理したか。
・在庫を確認したか。
・仮払金や仮受金を整理したか。
・減価償却費を確認したか。
・月次試算表を作成したか。
・前月、前年、予算と比較したか。
・経営者へ報告したか。

まとめ

月次決算は、毎月の売上や経費、現金・預金、売掛金、買掛金などを確認し、会社の現在地を把握するための重要な業務です。

進め方の基本は、締め日を決め、証憑を集め、仕訳を入力し、残高や決算整理項目を確認したうえで、月次試算表を作成することです。その後、前月、前年、予算と比較し、変化の原因と対応策を経営者に報告します。

月次決算のメリットは、利益や資金繰りの変化を早く把握でき、問題が大きくなる前に対応できることです。一方で、毎月の資料回収や入力、社内の締切管理が必要になるという負担もあります。

まずは、現金・預金、売掛金・買掛金、売上・経費の確認から始めてみましょう。慣れてきたら、未払費用、前払費用、在庫、減価償却費、予算比較へ確認範囲を広げます。

月次決算を継続することで、数字の変化に気づきやすくなり、経営者が将来の判断を行うための基盤を整えられます。