経費になる？ならない？～会社におけるお金の使い方の基本～

会社を経営する上で欠かせないのが、「経費」の正しい理解です。経費とは事業を行う上で必要な支出のことですが、実際には「これは経費になるの？」「プライベートとの境目が曖昧で判断が難しい」と感じる場面も多いのではないでしょうか。経費として認められるかどうかは税務上も非常に重要なポイントであり、誤った計上をすると後の税務調査で指摘を受けたり、追徴課税のリスクにつながることもあります。
本記事では、まず「経費とは何か？」という基本的な定義から解説し、続いて「これはOK！」と認められる具体的な支出例をご紹介します。さらに、見落としがちな経費計上の落とし穴や、税務調査で注意すべきポイントについても丁寧に解説します。この記事を読めば会社のお金の使い方に対する理解が深まり、経営の安心感にもつながるはずです。
会社経営者や個人事業主の方はもちろん、経理担当者の方にも役立つ内容となっていますので、ぜひ最後までご覧ください！

1.経費とは何かを理解しよう

会社経営や個人事業をしていると、日々の様々な支出に対して「これは経費になるのか？」と悩む場面があるかと思います。この記事ではそもそも経費とは何かという基本から、利益との関係までをわかりやすく解説します。

(1)経費の定義とは？

まず「経費」とは、事業を行う上で必要となる支出のことを指します。もっと簡単に言えば「仕事のために使ったお金」のことです。税務上の定義としては、国税庁が公表している「必要経費」の考え方に基づきます。具体的には、収入を得るために直接的または間接的にかかった費用が「経費」として認められるというものです。例えば、商品を販売するために仕入れた原材料費、取引先との打ち合わせにかかった交通費、従業員への給料や社会保険料などが該当します。

(2)利益との関係性

経費の理解には、利益との関係を知ることが重要です。売上から経費を差し引いたものが「利益」となります。以下のシンプルな式が基本となります。
　【計算式】利益 ＝ 売上 － 経費
つまり経費が正しく計上されれば、課税対象となる利益は少なくなります。反対に経費として計上し忘れた支出があると、実際よりも多くの利益があると見なされ、結果的に税金を多く支払うことになる可能性もあるのです。

(3)経費になるかどうかの判断基準

経費になるかどうかは「業務のために使った支出かどうか」が最大のポイントです。次の３つの条件がそろっていることが理想です。
　☆業務との関連性がある
　☆実際に支出があったことが証明できる（領収書など）
　☆常識の範囲内である
例えば、事業とは無関係の家族旅行費用や個人的な趣味のための買い物は、経費にはなりません。

(4)税務署が重視するポイント

税務署は、「経費として妥当かどうか」に対して非常にシビアです。そのため次のような点に注意しましょう。
　☆領収書の宛名や日付に不自然な点がないか
　☆経費の分類が正しく行われているか（例：交際費と福利厚生費の違いなど）
　☆毎月の経費に極端な変動がないか
正しく経費処理を行うことで、税務署からの信頼にもつながります。

2.経費として認められる支出を知ろう

「何を経費にできるか」は会社運営や個人事業の基礎知識として押さえておきたいポイントです。税務上のルールを正しく理解しておくことで、無駄な税金を支払わずに済むだけでなく帳簿管理もスムーズになります。この記事では、代表的な経費として認められる支出を具体的にご紹介しながら、それぞれの注意点も解説します。

(1)交通費（旅費交通費）

交通費は営業活動や打ち合わせ、出張など業務のために発生した移動費用が該当します。
　・電車、バス、タクシーの運賃　　　・新幹線、飛行機の出張費　　　・駐車場代、高速道路料金など
【注意点】
ICカードの履歴などで、使用目的がわかるようにしておくことが大切です。また、プライベートな移動費を経費に含めないように注意しましょう。

(2)接待交際費

接待交際費とは、取引先との関係を円滑にするために使う費用です。顧客への贈答品、会食費、ゴルフ代などが該当します。
　・取引先との飲食代　　　・お中元、お歳暮などの贈答品　　　・取引先への慶弔費（祝儀、香典）
【注意点】
「誰と」「いつ」「どこへ」「何の目的で」支出したかを記録しておくことが、非常に重要です。レシートや領収書の裏にメモを残すのも効果的です。

(3)消耗品費

業務に使用する文房具や事務用品など、一定の金額以下の物品購入は「消耗品費」として経費にできます。
　・ボールペンやノート、プリンター用紙　　　・USBメモリ、ファイル、名刺　　　・10万円未満のパソコン、小型家電など
【注意点】
10万円を超える物品は原則として「固定資産」として計上し、減価償却の対象になることがあります。購入金額に注意しましょう。

(4)通信費

業務上の連絡や情報収集にかかる、通信関連の費用も経費となります。
　・携帯電話、固定電話の基本料金と通話料　　　・インターネット通信費　　　・切手、郵送料
【注意点】
プライベート使用との按分（あんぶん）が必要な場合もあるので、ビジネス利用の割合を記録しておくと安心です。

(5)水道光熱費・地代家賃

事業所の運営にかかる、水道光熱費や事務所の家賃も経費として認められます。
　・事務所の電気代、ガス代、水道代　　　・オフィスや店舗の賃料
【注意点】
自宅兼事務所の場合は、使用面積や使用時間に応じて按分する必要があります。

3.経費計上で注意すべきポイントとは？

日々の経費処理は、企業や個人事業主にとって欠かせない業務の一つです。ところが「このくらいは大丈夫だろう」という油断が、大きなトラブルの原因になることも。特に、税務調査では経費の不備が厳しくチェックされ、思わぬ追徴課税につながるケースもあります。この記事では税務署が特に注目するポイントや、経費処理でよくあるミスについて解説します。

(1)領収書・証憑書類の不備

経費の正当性を証明するためには、領収書やレシートなどの証憑（しょうひょう）が不可欠です。これらが欠けていたり不備があると、経費として認められない可能性があります。
【よくあるミス】
　・領収書を紛失または「上様」と書かれた宛名不明のもの
　・内容が曖昧な領収書（例：「飲食代」だけで詳細がない）
　・高額な支出のレシートしかない（正式な領収書が必要）
【対策】
日付・金額・用途・支払先が明記された正式な領収書を必ず保管し、可能であれば裏面に「〇〇社との打合せ」などの用途メモを残すとよいでしょう。

(2)プライベートとの混同

「事業と私生活の区別が曖昧」な状態は、税務署が最も疑うポイントです。特に個人事業主に多く見られる問題です。
【例】
　・家族旅行を「出張費」として計上
　・自宅の家賃や光熱費を全額経費にする
　・自分の趣味用品や洋服を「接待交際費」にする
【対策】
業務利用と私的利用が混在している場合は、「按分」によって事業使用分だけを経費に計上するようにしましょう。

(3)名義貸し・実体のない外注費

見かけだけの取引や、実体のない支出も税務署が厳しくチェックする項目です。
【例】
　・実際には働いていない親族に「給与」として支払い
　・架空の業務委託費、コンサル料の支払い
　・「外注費」としての支出が、実際は贈与に近いもの
【対策】
支払先が実在し実際に業務が行われたことを、契約書・請求書・振込記録などで証明できるようにしておきましょう。家族への給与なども労務内容と労働時間を明記し、第三者が見ても納得できる記録が必要です。

(4)接待交際費の過剰な計上

正当な接待であっても「高額すぎる」「頻度が多すぎる」などの場合、経費として否認されることがあります。
【例】
　・高級クラブやバーでの頻繁な接待
　・実際は取引先でなく、友人や家族との飲食
　・相手の情報が全く記録されていない
【対策】
接待の際は「誰と」「何の目的で」「どこへ」行ったかを記録しておくことが重要です。領収書に加えて、会食内容を経費報告書にメモすることも有効です。

(5)記帳ミス・仕訳の誤り

経費の分類や記帳方法を誤ると、結果として税務調査で指摘される可能性があります。
【例】
　・個人の生活費を経費に記載
　・備品購入費を「消耗品費」として処理（減価償却が必要な場合）
　・支出時期と記帳時期がずれている
【対策】
仕訳の知識を持った担当者に記帳させる、または信頼できる会計ソフトを導入し、自動仕訳でミスを防ぐ方法も効果的です。

4.まとめ

経費とは会社や個人事業の運営に必要な支出であり、利益や納税額にも大きな影響を与える重要な要素です。「これは経費になるのか？」という判断は、「業務との関連性」「証拠の有無」「常識の範囲内」かどうかという、３つの視点から行うことがポイントです。また交通費や接待交際費、消耗品費など、具体的にどのような支出が経費になるのかを理解しておくことで、無駄な税負担を避けることができます。
一方で領収書の管理やプライベートとの線引き、実態のない支出など税務調査でチェックされやすい「落とし穴」も多く存在します。小さなミスや油断が思わぬ追徴課税に発展することもあるため、日頃から経費処理を丁寧に行い、記録と証拠をしっかり残すことが大切です。
経費の扱いを正しく理解し健全な会計管理を行うことは、税務署からの信頼にもつながりますし、事業の成長にも不可欠です。不安な場合は、税理士や専門家に相談することも有効です。会社経営や個人事業に関わるすべての方が自信を持って経費を扱えるよう、この記事が一助となれば幸いです。