経理担当がいない会社のための数字管理5ステップ
経理担当がいない会社のための数字管理5ステップ
会社の数字は、毎日細かく分析する必要はありません。
しかし数字をまったく見ない状態が続くと、資金の流れが分からなくなります。
売上は伸びているのにお金が足りない、という状況も起こりやすくなります。
その原因の多くは、難しい会計ではなく「確認する習慣」がないことです。
数字の確認は特別な作業ではありません。
少しのルールを決めるだけで、誰でも続けられる作業になります。
この記事では、会社の数字管理を無理なく続けるための基本的な方法を紹介します。
1.数字管理が崩れる会社で起きている5つの状況
(1)残高を見ていない
月末に銀行口座を開いて「思ったより残高が少ない」と焦ることがあります。
そのときになって初めて口座の残高を確認します。
実はこの状況は経理担当がいない会社でよく起きます。
・銀行残高を日常的に確認していない
・現在いくらあるのか把握していない
・残高確認のタイミングを決めていない
この状態では口座のお金が減っていることに気づきません。
売上が入っているのかも分かりません。
つまり銀行残高を普段見ていない状態になります。
まず銀行口座の残高を定期的に確認します。
残高を見る曜日を決めます。
こうして残高確認を続けると口座の動きが分かります。
(2)入金予定を見ていない
請求書を出したあと安心してしまうことがあります。
入金されると思い込んで確認をしていません。
実はこれも経理担当がいない会社でよく起きます。
・請求書は出したが入金予定日を確認していない
・どの売上がいつ入金されるか把握していない
・入金予定を一覧で管理していない
この状態では入金が遅れていても気づきません。
売上があるのに口座のお金が増えない状況になります。
つまり入金予定を管理していない状態になります。
まず請求書と入金予定日を確認します。
入金予定を一覧で整理します。
こうして入金予定を管理すると状況が見えるようになります。
(3)支払い予定を整理していない
支払いは月末になってから確認することがあります。
そのときになって支払い金額の多さに気づきます。
これも経理担当がいない会社でよく起きる状況です。
・支払い予定を事前に整理していない
・いくら支払うか把握していない
・支払い日を確認していない
この状態では支払い直前まで必要なお金が分かりません。
その結果、支払い準備が遅れてしまいます。
つまり支払い予定を管理していない状態になります。
まず支払い予定を一覧に整理します。
支払い金額と日付を事前に確認します。
こうして整理すると支払い準備がしやすくなります。
(4)お金が足りなくなる瞬間に気づく
月末に支払いをしようとして残高を確認します。
そのときになって資金が足りないことに気づきます。
この状況も多くの会社で起きています。
・支払い直前まで残高を確認していない
・支払い金額を事前に整理していない
・支払い予定と残高を見比べていない
この状態では支払い直前まで資金不足に気づきません。
その結果、慌てて資金を準備することになります。
つまり支払い前に資金状況を確認していない状態になります。
まず残高と支払い予定を一緒に確認します。
支払い前に必要なお金を把握します。
こうして確認すると資金不足を防ぎやすくなります。
(5)残高はあるのに支払いができなくなる
銀行残高を見るとお金はあるように見えます。
しかし実際には支払いが重なって資金が足りません。
この状況も経理担当がいない会社でよく起きます。
・銀行残高だけを見て判断している
・入金予定を確認していない
・支払い予定を整理していない
この状態ではお金の出入りの全体が分かりません。
その結果、残高があるのに支払いができなくなります。
つまり数字を別々に見ている状態になります。
まず残高と入金予定を一緒に確認します。
次に支払い予定も並べて確認します。
こうして数字をまとめて見るとお金の流れが理解できます。
2.数字管理を崩さない会社が実践している5つのルール
(1)毎週1回、数字確認の時間を予定に入れる
数字管理は思い出したときに確認しても続きません。
まず数字を見る時間を予定として決めます。
・毎週同じ曜日に数字を確認する
・確認する時間も決めておく
・スケジュールに予定として入れる
例えば月曜日の朝に数字を見ると決めます。
まず銀行残高や入金予定をまとめて確認します。
次に売上の入金予定も同じ時間に確認します。
そして支払い予定も同じ時間に整理します。
このように毎週同じ流れで確認します。
すると作業の順番が自然に決まります。
そのため確認を後回しにしにくくなります。
数字確認の時間を予定に入れることが習慣化のポイントです。
(2)毎週決まった曜日に銀行残高を確認する
銀行残高は会社のお金の状態を知る基本です。
確認日を決めると数字の変化を追いやすくなります。
・ネットバンキングを開いて銀行口座の残高を確認する
・各銀行口座の残高を残高一覧に記録する
・確認した残高を記録して前週と比較する
例えば金曜日の夕方に残高を確認します。
口座ごとの金額を一覧に並べて記録します。
前週より増えたか減ったかも確認します。
すると口座の動きを毎週追えるようになります。
残高を見る日が決まると確認が安定します。
そのため口座ごとの増減にも早く気づきやすくなります。
また数字の変化を放置しにくくなります。
銀行残高を毎週確認することが管理の土台になります。
(3)請求書と入金予定をセットで管理する
売上は請求書を出しただけでは完了しません。
入金予定まで一緒に管理して初めて流れが見えます。
・請求書番号と取引先名を一覧表に記録する
・請求日と入金予定日を同じ行に記録する
・入金確認ができたらチェックを入れて管理する
例えば請求書を出した日に一覧へ記録します。
請求日と入金予定日を同じ行に入れます。
入金があったら確認欄に印を付けます。
すると未入金の案件がすぐに分かります。
このやり方なら請求と入金が切れません。
あとから確認し直す手間も減ります。
売上が資金に変わる流れも見えやすくなります。
そのため請求書と入金予定をセットで管理することが重要です。
(4)月末前に支払い予定を一覧に整理する
支払いは月末になってからでは遅れます。
先に一覧へまとめると必要なお金が見えてきます。
・家賃や人件費などの固定費を一覧にする
・支払い日と金額を一覧表に記録する
・月末前に翌月の支払い予定も確認する
例えば家賃や外注費を先に書き出します。
次に支払日と金額を同じ表へ入れます。
さらに翌月分の予定も早めに確認します。
すると必要なお金の合計が見えてきます。
支払い予定を先に整理すると準備が進みます。
月末直前に慌てる場面も減っていきます。
また支払い漏れにも気づきやすくなります。
支払い予定を月末前に一覧化することが大切です。
(5)残高・入金予定・支払い予定を一緒に確認する
残高だけ見てもお金の流れは分かりません。
入るお金と出るお金を並べて見ることが必要です。
・銀行残高を確認して現在の残高を把握する
・入金予定を並べて入金日と金額を確認する
・支払い予定を並べて支払日と金額を確認する
例えば最初に銀行残高を確認します。
次に入金予定を日付順に並べて見ます。
そのあと支払い予定も同じ順で確認します。
すると先のお金の流れが見えてきます。
この3つを分けて見ると判断しにくくなります。
一緒に確認すると不足の時期も見つけやすくなります。
また数字同士のつながりも自然に理解できます。
残高と入出金予定を一緒に確認することが重要です。
3.数字管理を習慣化するための実務運用
(1)毎週の作業時間をカレンダーに固定する
数字の管理作業は思い出したときに行うと続きません。
忙しい日が続くと後回しになり、そのまま確認が止まることもあります。
そのためまず作業を行う時間を決めて予定に入れます。
・毎週同じ曜日と時間に作業予定を入れる
・予定の10分前に通知が出るように設定する
・その時間は他の予定を入れないようにする
例えば毎週月曜日の朝に予定を入れます。
その時間は他の仕事を入れないようにします。
通知が出たらそのまま作業を始めます。
すると作業の開始タイミングが毎週同じになります。
作業の流れも自然に安定していきます。
その結果、予定に入れた作業が後回しになりにくくなります。
(2)数字を確認する手順をチェックリストにする
数字の管理作業は毎回同じ流れで進めることが大切です。
確認する順番が決まっていないと、作業の途中で抜けが生まれます。
そのため確認する項目をチェックリストにまとめます。
・銀行残高を確認する
・入金予定を確認する
・支払い予定を確認する
チェックリストがあると作業の順番が迷いません。
上から順番に確認するだけで作業が進みます。
確認した項目にチェックを入れていきます。
すると抜けや確認漏れが起きにくくなります。
また作業の流れも毎週同じ形で進むようになります。
その結果、チェックリストに沿って順番に進められます。
(3)残高・入金予定・支払い予定を1つの表にまとめる
数字の情報が複数の場所に分かれていると確認が難しくなります。
銀行残高、入金予定、支払い予定が別々にあると全体が見えません。
そのため数字は1つの管理表にまとめます。
・銀行残高を管理表に記録する
・入金予定を同じ表に記録する
・支払い予定も同じ表に記録する
1つの表にまとめるとお金の流れが見えます。
いつお金が入り、いつ出ていくかが並びます。
数字同士の関係も自然に確認できます。
また入金と支払いのタイミングも整理されます。
資金の動きも全体で把握しやすくなります。
その結果、お金の出入りを同じ画面で確認できます。
(4)数字を見る担当者を決める
数字の確認は誰がやるか決まっていないと止まりやすくなります。
担当が曖昧なままだと、確認作業が後回しになります。
そのため数字を見る担当者を決めておきます。
・数字を確認する担当者を1人決める
・毎週その担当者が確認する
・確認した結果を記録として残す
担当者が決まると作業の責任が明確になります。
誰が確認するか迷うこともなくなります。
作業の役割がはっきりします。
また作業の流れも安定していきます。
数字の確認が止まりにくくなります。
その結果、数字確認の担当がはっきりします。
(5)数字の確認手順を社内ルールに残す
数字の管理は担当者だけに依存すると止まりやすくなります。
担当者が変わったときに作業が続かないことがあります。
そのため確認の手順を社内ルールとして残します。
・確認する順番を書き出す
・作業手順を文書にまとめる
・誰でも見られる場所に保管する
手順が残っていると引き継ぎが簡単になります。
担当者が変わっても同じ流れで作業できます。
確認作業の迷いも減っていきます。
また数字の管理も止まりにくくなります。
作業の継続も安定していきます。
その結果、担当者が変わっても同じ手順で進められます。
まとめ
会社の数字管理は、難しい会計知識がなくても整えることができます。
重要なのは、数字を確認する習慣を作ることです。
まずは、数字を確認する時間を決めます。
作業のタイミングが決まると、確認が後回しになりにくくなります。
次に、チェックリストを用意します。
確認する順番が決まると、作業の抜けも防げます。
さらに、残高・入金予定・支払い予定を1つの表にまとめます。
お金の出入りが並ぶことで、資金の流れが見えるようになります。
そして担当者と手順を決めておくことも重要です。
作業の担当と手順が決まっていれば、数字の管理は止まりません。
数字管理は一度仕組みを作ると、毎週同じ作業を繰り返すだけになります。
小さな習慣を積み重ねることが、安定した経営につながります。
日々の小さな積み重ねが大切です。
