フリーランスが記帳代行を利用するメリット、デメリットと選び方の極意を解説します

フリーランスや個人事業主では、経営者自らが経理事務を担当するケースが一般的です。

経理といっても、「帳簿作成、お金の管理、税務関係処理、給与計算など」と多岐にわたり専門的知識が必要となります。

そのため、慣れるまで相当の時間が必要となりますし、お金を扱うので間違いが心配です。さらに、経理業務や事務作業に時間が取られて本来の業務に十分な時間が取れなくなってしまいます。

 

このような経理業務の問題を抱えている方にとって助けになる選択肢の1つが、記帳代行サービスの活用です。そこで本記事では、経理代行サービスの内容、メリットとデメリット、実際に導入する際のポイントについて詳しく解説します。

 

記帳代行に依頼できる業務

記帳代行とは経理業務の一部である記帳業務をアウトソーシングすることです。

(1)記帳代行とは

記帳代行とは、企業や個人事業主が日々の取引や経費などの会計データを記録する作業（記帳）を、専門家や外部のサービス業者に代行してもらうサービスのことです。

記帳代行は、主に中小企業や個人事業主が利用することが多く、会計や簿記の知識が不足している場合や、自社内でその業務を処理するリソースが不足している場合に役立ちます。

(2)記帳代行の具体的な業務内容

①仕訳の記録

日々の取引（売上、仕入れ、経費など）を仕訳して会計ソフトに入力しします。領収書や請求書を元に、正確に経費や収入を記録します。

②帳簿作成

仕訳データを基に、総勘定元帳や仕訳帳などの帳簿を作成します。基本的には、記帳代行業者の会計ソフトに入力されたデータをもとに、その会計ソフト上で作成されます。

主要簿（基本となる帳簿）

仕訳帳

　取引を日付順に記録する帳簿で、すべての取引の最初の記録

総勘定元帳

　仕訳帳に記録された取引を勘定科目ごとに整理して記録する帳簿

補助簿（詳細な取引を記録する帳簿）

現金出納帳

　現金の入出金を記録する帳簿

売掛金帳

　売掛金を管理する帳簿

買掛金帳

　買掛金を管理する帳簿

③領収書や請求書の整理

領収書や請求書をバインダーなどに整理保存します。

④試算表の作成

会計ソフトに入力された仕訳データをもとに月次や四半期ごとに試算表を作成し、企業の財務状況を明確化します。

⑤税務申告の準備（場合による）

税理士と連携して、確定申告や税務申告のための基礎資料を整えます。

(3)記帳代行と経理代行の違い

記帳代行と経理代行とでは、請け負う業務の範囲が異なります。

記帳代行は、経理代行の業務の中の一部分であり、記帳業務だけを代行するサービスとなります。領収書や請求書をもとに、会計ソフトに仕訳として入力します。

一方、経理代行は記帳代行以外にも請求書の発行や売掛金・買掛金の管理から決算業務まで、経理業務を一括して代行するサービスです。

 

記帳代行を利用するメリット

(1)本業に集中することで業務効率化

記帳業務は細かい作業が多く、時間がかかります。これを代行することで、本業に専念できます。

専門の経理スタッフがいない企業だと、業務終了後に経営者や他業務のスタッフが記帳を行っているケースも少なくありません。

 

記帳業務をアウトソーシングすることにより、これまで社内で処理していた経理業務の負担を減らすことができます。

本来必要なコア業務にリソースを集中させることができるので、業務効率化など大きなメリットが期待できるでしょう。

(2)専門的な知識と正確な記帳が期待できる

会計や税務の知識が必要な業務を専門家に任せることで、ミスを防ぎ、正確な帳簿を作成できます。

記帳代行業者には、経理・記帳に関するエキスパートが揃っています。簿記や会計資格を持っているスタッフが多い業者を選べば、正確な仕訳・入力を行ってくれます。

 

経理専任スタッフがいない個人事業主や中小企業の場合、兼任スタッフや経営者が空いた時間に記帳を行うケースも見受けられます。

そのため記帳漏れや入力ミスが発生しやすく、不正確な帳簿ができてしまうことも少なくありません。

記帳代行業者なら、効率的かつ正確な数字を管理してくれます。記帳代行サービスはフリーランスにとっては大きなメリットとなるでしょう。

(3)コスト削減になる場合も

内部に経理担当者を雇うよりも、記帳代行サービスを利用する方が費用を削減できる可能性があります。

記帳業務を外部委託することにより、経理担当者の採用費・給与といった固定費のコスト削減に繋がります。

 

社員を採用するとなると、福利厚生や社会保険料を負担する義務が発生します。会社によっては重い負担となりますが、記帳代行ならこれらのコストが必要ありません。

また新たな経理スタッフを雇う場合、業務の引き継ぎやノウハウ教育の期間が必要になってきます。

しかし記帳代行ならアウトソーシング先に人材が揃っているので、人材育成の時間をカットできるでしょう。そのため企業は大幅なコスト削減が実現できます。

(4)税務調査や申告への備え

記帳代行サービスを提供する会社や専門家は、税務署からの指摘や監査にも対応しやすい帳簿を作成します。

正確に整備された帳簿は、税務調査に対して強い武器になります。
税理士事務所が提供する記帳代行では、そのまま税務申告の資料として利用できることも多いです。

 

記帳代行のデメリット

(1)費用がかかる

記帳代行には一定の費用が発生します。取引量や業務範囲によって料金は異なりますが、小規模事業者にとっては負担に感じる場合もあります。経理専任スタッフがいない個人事業主や中小企業で、兼任スタッフや経営者が空いた時間に記帳を行っていた場合には、記帳代行の費用がコストとして発生します。
特に、長期間利用する場合や高度な分析業務を依頼する場合、コストが増加する可能性があります。

(2)自社内での財務状況の把握が遅れるリスク

記帳代行業者に業務を任せきりにすると、経営者や担当者が自社の財務状況を把握する機会が減る可能性があります。
日々の取引内容に対する意識が薄くなることがデメリットです。

(3)データのやり取りに手間がかかる場合がある

領収書や請求書、通帳のデータを記帳代行業者に送る必要があり、準備に手間がかかることがあります。
最近はクラウドツールを使った効率的な共有も進んでいますが、アナログな方法では時間がかかることもあります。

(4)情報漏洩のリスク

業者に経理データを共有するため、機密情報の漏洩リスクがあります。
信頼できる業者を選ばないと、不正利用や情報漏洩の可能性が懸念されます。

(5)自社に経理ノウハウが蓄積されない

自社スタッフが記帳業務を行わないため、経理の知識が社内に蓄積されにくく記帳に習熟した社員が育たない恐れがあります。

 

記帳代行の依頼先

記帳代行の依頼先の主なものは、下記のとおりです。なお、下記の他に、行政書士なども記帳代行を行っていることがあります。

(1)記帳代行会社

記帳代行会社は記帳代行業を専門にサービスを提供しています。大規模に事業を展開している会社ではサービスの単価が安いことも多いです。経経理職経験者や会計事務所出身者などが在籍していることも多く、一定レベルの経理処理が期待できます。

ただし、スタッフの多くは税理士免許を持っていないため、税務に関する相談はできません。

(2)会計事務所

企業によっては会計事務所と顧問契約を締結している場合も多いですが、記帳代行をサービスの一環として行っている会計事務所も増えています。

専門家である税理士に依頼することで、正確性・信頼性の高い業務が期待できます。さらに、記帳代行だけでなく、年末調整、税務相談、申告まですべての業務をワンストップで依頼できる点がメリットです。

一方、税理士は専門家であるため、記帳代行料金は高額となる傾向があります。

税務申告を依頼しないのであれば、記帳代行会社に依頼する方がコストが下がる可能性が高いです。

(3)クラウドソーシングサービス

インターネット上のクラウドソーシングサービスでも記帳代行をしている個人や企業が探せます。

経理の実務経験者や税理士試験科目合格者など専門知識を持つフリーランスが登録しており、必要な時に必要なスキルを持つワーカーに依頼できます。

ただし、クラウドソーシングサービスでは、個々の委託先によってスキルにばらつきがあるため慎重に検討しましょう。

 

記帳代行の依頼先の選び方

(1)依頼可能な業務の範囲を確認する

記帳代行サービスの利用を考えている場合、自社の経理業務において依頼したい業務範囲をはっきりさせる必要があります。

一口に記帳代行といっても、会計ソフトへの入力だけでなく、試算表や資金繰り表の作成などを付随的に依頼したいケースも考えられます。依頼先の業者がこの依頼したい業務範囲をカバーしていない場合、想定していた時間節約効果が少なくなってしまいます。

したがって、サービスを選ぶ際は、依頼したい業務を担ってもらえるかを必ず確認しましょう。オプションなどの追加料金が発生する場合もあります。

(2)信頼できる企業・導入実績があるか

経営に関わる重要な情報を渡すことになるため、信頼性のある業者を選ぶことが必須です。会計業務には重要な情報が含まれ、ミスや期日遅れが発生すると、逆に業務負担や精神的ストレスが増加する可能性があります。業者の信頼性を評価するために、これまでの実績や営業年数を確認し、十分な経験があることを確認することが重要です。

 

実績を見るには、導入事例、導入社数の多さなどを判断材料にします。 さらに、口コミ・評判を調べておきましょう。 初回相談の際に実例を確認しておくことも重要です。

(3)サポート体制・コミュニケーションの取りやすさはどうか

経理代行サービスのサポート体制と、コミュニケーションの取りやすさも重要なチェックポイントです。

経理代行サービスでは、必要書類やデータの受け渡しなどの最低限のやり取りが発生します。書類やデータの受け渡しに遅延が生じたり、コミュニケーションが取りづらいと代行業務が円滑に進みません。このような事態を防ぐためには、手軽に使えるチャットツールの活用が有効です。チャットツールによるコミュニケーションに対応しているかどうかを事前に確認しておきましょう。

 

また、提供した書類の不備についても親切丁寧にその必要性などを指導してくれることも重要です。

 

さらに、継続的に経理代行を利用していく中で、他の業務にも対応してほしいという状況も出てきます。そのようなときに最初に契約した内容でした対応してくれず、途中の変更をしてくれないこともあります。

業務量の増減にはどこまで対応してくれるのか、また例外的な業務にも柔軟に対応をしてくれるのか、事前に確認しておくことをお勧めします。

(4)セキュリティ対策

記帳代行サービスを利用する際は、自社の経理に関する情報や従業員の個人情報を、代行業者と共有することになります。そのため、セキュリティ対策が徹底されていない代行会社に依頼してしまうと、情報漏洩に繋がるリスクが高まります。

契約する前に、セキュリティポリシーの詳細を確認するとともに、プライバシーマーク（Pマーク）やISOなどの認証の有無についても確認しておく必要があります。

(5)ツールやシステムの活用状況

クラウド会計ソフトや効率的なデータ共有システムを活用している業者を選ぶと、データのやり取りの手間が軽減されます。特に、クラウド会計ソフトの利用やAI技術の導入など、最新の効率化ツールを活用している会社は、スピードや正確性の面で優れていると言えるでしょう。

 

記帳代行を選ぶ際のポイント

(1)費用とサービス内容のバランス

料金体系の確認はもちろん、提供されるサービスの内容や提供範囲を確認しましょう。また、売上規模や従業員数によって料金が異なる場合がありますので、事前の見積もり相談をしたうえで、比較検討しましょう。

(2)優先したいポイントを明確にする

記帳代行を利用する際には、業務委託する上で一番優先したいポイントを明確にしておく必要があります。

たとえば、入力の正確性を優先するのか、情報漏洩に対する安全性の高さを優先するのか、あるいは、コスト削減を第一に考え、料金の安さにこだわるのか、はっきりさせておきましょう。

 

優先順位をしっかり決めておくことで、効率的に業者の選択ができるでしょう。

(3)業者のタイプ別の特徴をつかむ

税務申告の依頼も検討している場合は、税理士が関与している記帳代行サービスに依頼すると、ワンストップで済むため便利です。しかし、会計事務所の場合、料金が高くなる傾向があります。

 

一方、記帳代行業者の場合、料金は比較的安い場合が多いです。記帳作業のみを安く依頼したいフリーランスや中小企業におすすめです。

 

また、クラウドソーシングサービスでは、必要な時に必要なスキルを持つワーカーに必要な分だけ依頼できるため、コストパフォーマンスに優れています。

ただし、クラウドソーシングサービスでは、個々の委託先によってスキルにばらつきがあるため慎重に検討する必要があります。原則として税務相談や申告書の作成などはできないため、必要に応じて税理士と組み合わせるようにしましょう。

 

基本的なお勧めの選択パターン

(1)月次の記帳は代行業者、確定申告は自分で行う

税理士事務所より低コストの記帳代行業者を利用し、月次の記帳のみを依頼します。

このパターンがコストが最も安くなりますが、確定申告は自分で行わなければなりません。

しかし、すべてを自分で行うよりは業務効率化が進みます。

(2)月次の記帳も確定申告も税理士

月次の記帳も確定申告も、同じ税理士に依頼します。

このパターンが最もコストがかかりますが、最も多くの時間を浮かすことができ、ワンストップサービスとなるため、データのやり取りや意思疎通がスムーズになります。

最大限の業務効率向上が実現できるパターンです。

(3)月次の記帳は代行業者、確定申告は税理士

月次の記帳のみを税理士事務所より低コストの記帳代行業者に依頼します。確定申告は、税理士に依頼します。

このパターンは、(1)よりもコストがかかりますが、(2)よりも低コストです。多くの時間を浮かすことができ、(1)よりも業務効率向上が実現できます。

 

まとめ

平成26年の税法改正で、すべての事業者について記帳義務が課されることになりました。以前は、白色申告者は記帳業務が免除されていましたが、平成26年以降は白色申告者も義務化されました。

すべての事業者に記帳業務を義務化されたことで、事業の規模に関わらず、記帳業務の重要性が高まり、記帳代行への需要が拡大しています。

 

フリーランスの方は、独りですべての業務をこなさなければならないため、記帳代行を利用すれば、煩わしい経理のあれこれから解放され、本業に集中できるだけでなく、人材を雇用するコストも削減できます。
小規模な事業を展開しているフリーランスの方であれば、従量課金制あるいは時間料金制のプランがある業者に委託する方が月額制よりお得になるケースが多いと思われます。

 

フリーランスの方が、上手に経理代行サービスを利用すれば、本業に注力できる時間が増え、売り上げの増加や業務の効率化が実現できるでしょう。

 

経理の業務を委託するかどうか、どんな業務を代行してくれるのだろうか、など、記帳代行に関するご相談がございましたら、お気兼ねなく「経理まるごと.com」へご連絡ください。

 

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